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Título: Gestão ecológica da informação: um estudo aplicado à Pró-Reitoria de Graduação da Universidade Federal do Rio Grande do Norte
Autor(es): Santana, Sandra Cristina de
Palavras-chave: Gestão da informação;Modelos de gestão da informação;Instituições de Ensino Superior;Ecologia da informação;Tecnologias para GI
Data do documento: 24-Ago-2017
Citação: SANTANA, Sandra Cristina de. Gestão ecológica da informação: um estudo aplicado à Pró-Reitoria de Graduação da Universidade Federal do Rio Grande do Norte. 2017. 200f. Dissertação (Mestrado Profissional em Gestão da Informação e do Conhecimento) - Centro de Ciências Sociais Aplicadas, Universidade Federal do Rio Grande do Norte, Natal, 2017.
Resumo: Information management (IM) has a prominent role in all types of organizations, including the higher education institutions. This highlighted role is derived from the perception of information as a strategical resource that resulted in significant changes in the informational behavior of the associates and in the structures of the organizations. Other factors contribute to the use of IM in universities, mainly when it is observed the growth and expansion of federal higher education institutions, especially due to the employment of the Plan of Restructuring and Expansion of Federal Universities (REUNI), that resulted in significant impacts on their demands, mostly in the management of the administrative activities and the overload of information. Such demands require that universities use tools that better manage searching, selecting, processing, storing, sharing and using information, highlighting practices of information management with more relevance. The problem’s context identified in the Undergraduate Program’s Office of the Federal University of Rio Grande do Norte (PROGRAD/UFRN) was to optimize the information management in the process of registering the incoming students utilizing the available electronic tool? This study is justified for the importance that PROGRAD/UFRN has in the institution when it comes to the number of users of its services, volume of processes, activities and documents processing through. Thus, the objective is to propose the optimization in the information management of a strategical process of PROGRAD/UFRN. The specific objectives are: a) identify research on models of IM applied to other HEI; b) characterizing the information management of PROGRAD/UFRN, with basis on the information ecological approach; c) mapping an existing strategical process in PROGRAD/UFRN with the purpose to optimize it. To fulfill such objectives a qualitative, descriptive and applied study was developed, having the research-action as a strategy. The study was divided in four phases: diagnosing the problem’s context, planning the study, intervention and evaluation. To acquire the data, it was conducted a literature review, documental analysis, structured surveys applied, semi-structured interviews, focal groups organized and performed the participant observation. The results obtained indicate that PROGRA/UFRN has been employing partially the principals of Information Ecology regarding the external environments, organizational and informational, thus the information management is not integrated yet. To optimize the information management in this institution it is necessary that the people are taken into account when it comes to productivity, the use and sharing of information. The intervention proposal was built in a collaborative, implemented and evaluated manner that subsidized a more consistent and broad proposition for its use. It is understood that the enhancement of the strategical process of registering incoming students in the institution, utilizing the available functionality in the academic system still faces some obstacles. Finally, it is recommended that other studies are continued for the research of tools that make it possible the information management in public organizations, such as UFRN, become a strategical resource to reach its complete mission and objectives.
metadata.dc.description.resumo: A gestão da informação (GI) tem um papel de destaque em todos os tipos de organizações, incluindo as instituições de ensino superior. Esse destaque é oriundo da percepção da informação como recurso estratégico que resultou em mudanças significativas no comportamento informacional dos colaboradores e nas estruturas das organizações. Outros fatores contribuem para o uso da GI nas universidades, sobretudo quando se observa o crescimento e expansão das instituições de ensino superior federais, principalmente em decorrência da implantação do Plano de Reestruturação e Expansão das Universidades Federais (REUNI), o que resultou em impactos significativos em suas demandas, principalmente no gerenciamento de atividades administrativas e da sobrecarga de informações. Tais demandas exigem que as universidades utilizem ferramentas que melhor gerenciem a busca, a seleção, o tratamento, o armazenamento, o compartilhamento e o uso das informações, evidenciando práticas da gestão da informação com maior relevância. A situação-problema identificada na Pró-Reitoria de Graduação da Universidade Federal do Rio Grande do Norte (PROGRAD/UFRN) foi como otimizar a gestão da informação do processo de cadastramento de ingressantes na unidade fazendo o uso da ferramenta eletrônica disponível? Este estudo justifica-se pela importância que a PROGRAD/UFRN tem para a instituição, em termos de número de usuários de seus serviços, volume de processos, atividades e documentos circulando em seu interior. Assim, objetiva-se, de modo geral, propor a otimização da gestão da informação de um processo estratégico da PROGRAD/UFRN. Especificamente objetiva-se: a) identificar pesquisas sobre modelos de GI aplicados em outras IES; b) caracterizar a gestão da informação na PROGRAD/UFRN, com base na abordagem ecológica da informação; c) mapear um processo estratégico existente na PROGRAD/UFRN com o propósito de otimizá-lo. Para alcançar tais objetivos desenvolveu-se um estudo de caráter qualitativo, de natureza aplicada, descritiva, tendo como estratégia de pesquisa, a pesquisa-ação. A pesquisa foi dividida em quatro etapas: diagnóstico da situação-problema, planejamento do estudo, intervenção e avaliação. Para obtenção de dados foram realizadas pesquisa bibliográfica, análise documental, aplicados questionários estruturados, realizadas entrevistas individuais semiestruturadas, organizados grupos focais e realizada observação participante. Os resultados obtidos indicam que a PROGRAD/UFRN vem empregando parcialmente os princípios da Ecologia da Informação em relação aos ambientes externo, organizacional e informacional, portanto a gestão da informação ainda não é integrada. Para otimizar a gestão da informação na unidade se faz necessário que as pessoas, sejam melhor consideradas quanto à produção, ao uso e ao compartilhamento das informações. A proposta de intervenção foi construída de forma colaborativa, implementada e avaliada, que subsidiou uma proposição mais consistente e ampla para a sua aplicação. Entende-se que o aprimoramento do processo estratégico de cadastramento de discentes ingressantes na instituição, fazendo uso da funcionalidade disponível no sistema acadêmico ainda perpassa por alguns óbices. Por fim, recomenda-se outros estudos que possam dar continuidade às pesquisas de ferramentas que possibilitem que a gestão da informação em organizações públicas, como na UFRN, torne-se um recurso estratégico para o alcance pleno da sua missão e de seus objetivos.
URI: https://repositorio.ufrn.br/jspui/handle/123456789/24813
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