Programa de Pós-Graduação em Gestão Pública

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Operacionalização das atividades de empenho, liquidação e pagamento no IFRN: um novo olhar após a implantação dos processos eletrônicos
(Universidade Federal do Rio Grande do Norte, 2022-05-23) Farias, Ítalo Filipe Silva Umbelino de; Medeiros, Marcos Fernando Machado de; https://orcid.org/0000-0002-7410-9290; http://lattes.cnpq.br/4056958461629209; http://lattes.cnpq.br/7759674577551944; Nobre, Anna Cláudia dos Santos; Araújo, Richard Medeiros de
Fluxos processuais que eram considerados inviáveis devido ao custo elevado e o tempo que seria despendido com a tramitação física do processo, agora podem ser viabilizados buscando a eficácia dos processos, tendo em vista a implantação dos processos eletrônicos por algumas instituições e órgãos públicos. Existem modelos de gestão como o Business Process Management (BPM) que podem alinhar os benefícios proporcionados pela implantação dos processos eletrônicos às demandas da instituição. Com essa visão, este projeto de intervenção entrega como produto técnico um manual que demonstra a possibilidade de execução das atividades de emissão de empenho, liquidação e pagamento pela perspectiva de fluxos processuais que integrem os esforços dos servidores da área responsável de dois campus geograficamente distantes do IFRN. Metodologicamente, o estudo tem natureza aplicada, abordagem qualitativa, objetivo descritivo e foi caracterizada como pesquisa-ação. Conduziuse este projeto com base no ciclo de vida de BPM proposto por Baldam (2008). Primeiramente, realizou-se o diagnóstico da situação atual, análise e seleção e priorização do processos, por meio da análise de documentos institucionais e processos eletrônicos, entre os anos de 2018 e 2021. Após isso, modelou-se o estado atual (as is) e o estado futuro (to be) dos processos, com base nas percepções e sugestões de um grupo focal formado por servidores conhecedores dos fluxos processuais. De posse das informações levantadas e das representações gráficas dos modelos, elaborou-se um manual para orientar a execução das atividades com o modelo proposto. A realização das atividades com o modelo proposto se alinhou às demandas do setor e compreendeu 13 (treze) dias úteis, sendo 97 (noventa e sete) processos trabalhados. Os resultados demonstraram que, em termos de sistemas de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) utilizados durante à execução das referidas atividades, já é possível um servidor da área de contabilidade operacionalizar as demandas para um outro campus geograficamente distante da sua unidade de lotação, demonstrando exequibilidade do modelo proposto e aplicabilidade dos conceitos de BPM. Espera-se que os resultados deste projeto de intervenção gerem reflexão e contribuição para todo o IFRN, considerando que a integração de esforços dos servidores na execução das referidas atividades pode contribuir para a segregação de atividades entre os servidores da área, agilizar a tramitação de processos diante de situações em que uma das coordenações esteja com o quadro de servidores reduzido, além de fomentar novos estudos que visem a padronização de rotinas, elaboração de manuais internos no setor e a modelagem de processos nas organizações.

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